Cum să-ți organizezi corect ziua de lucru. Cum să-ți organizezi timpul de lucru pentru a nu te epuiza și a duce totul la bun sfârșit

22.07.2023

De ce oamenii ocupați nu au de fapt atât de succes 
Ce să faci dacă trebuie să fii la două întâlniri în același timp 
De ce este mai bine să lași liber un sfert din timp 
Care este esența regulii „trei cuie”, care este potrivită atunci când apare presiunea timpului?

În acest articol, doi dintre colegii tăi îți vor spune cum să te organizezi orele de lucru pentru a ține pasul cu totul și a face față presiunii timpului.

Cum să-ți gestionezi timpul de lucru pentru a nu avea probleme cu timpul și ce să faci dacă te ajunge din urmă? Peter Bregman, consultant în managementul companiei și crearea de echipe de conducere, oferă, de exemplu, următoarele sfaturi (vezi cartea lui Peter Bregman „18 minute. Cum să mărești concentrarea, să oprești distragerile și să faci lucruri care contează cu adevărat.” - M.: Mann, Ivanov și Ferber, 2014). 

Puteți auzi adesea de la manageri că sunt atât de ocupați încât pur și simplu nu au timp să-și planifice timpul și să analizeze cum a fost cheltuit. Se formează un cerc vicios: nu există timp pentru a gestiona timpul. Pentru a rezolva această problemă, oferim un algoritm scurt de o săptămână pentru stăpânirea instrumentelor de bază de gestionare a timpului, ceea ce poate face chiar și cel mai ocupat Director General.

În acest articol veți găsi un plan detaliat pas cu pas pe care îl puteți implementa astăzi.

Opreste-te periodic pentru a lua o respiratie. Acest lucru vă va ajuta să vă recuperați, să vă concentrați pe priorități și să vă îndreptați mai eficient spre obiectivul dvs. 
Definiți criteriile de evaluare a îndeplinirii sarcinilor. Acest lucru va face mai ușor să înțelegeți că ați obținut rezultate și că puteți trece la următoarea sarcină.
Dacă nu lucrați la o problemă timp de trei zile la rând, schimbați-i prioritatea sau mutați-o la o dată ulterioară. Acest lucru vă va ajuta să vă concentrați asupra principalului lucru.
Setați telefonul, computerul sau ceasul să emită un semnal sonor la fiecare oră. Acest lucru vă va permite să monitorizați și să evaluați sistematic activitățile curente și rezultatele intermediare.
Nu te lăsa distras. Oamenii de știință au descoperit că 40% dintre oameni nu se întorc la o sarcină pe care o îndeplineau anterior după ce au fost distrași. 
Fii consecvent. Nu faceți niciodată mai multe lucruri în același timp. Acest lucru vă va obliga să comutați constant între sarcini, ceea ce vă va reduce productivitatea.

Pentru a-ți organiza timpul de lucru, analizează-ți ziua

Alla Ivanova, Director generalși proprietar al companiilor „Alla Print” și „Galeriei de cosmetice”, Moscova

Gestionarea timpului este dificil de învățat, dar fiecare lider de succes trebuie să stăpânească această abilitate. Am urmat o mulțime de pregătire specială, am citit literatură relevantă, am adoptat experiența altor manageri - și mi-am dat seama că nici un model de management al timpului nu mi se potrivește pe deplin. Așa că am început să-mi creez propriul meu. Drept urmare, am dezvoltat o serie de reguli care îmi permit să-mi planific timpul în așa fel încât să-mi ating obiectivele și, în același timp, să rămân plin de energie. 

Regula 1. Cu cât petreceți mai mult timp planificând, cu atât veți avea mai puține probleme. Am venit cu un model: fiecare zece minute de planificare azi economisește o oră din timpul tău mâine. De aceea îmi împart timpul așa. Joi (uneori vineri) îmi fac un plan pentru săptămâna care urmează. nu-l umplu complet; De regulă, notez doar sarcinile și întâlnirile principale. Acest lucru face posibilă în fiecare seară să construiți mai atent un program pentru ziua următoare. Astfel îți folosești timpul mai practic, ai mereu timp să-ți implementezi planurile principale și să le adaptezi sarcinilor mai mici. Dar nu recomand să vă planificați timpul până la minut: veți începe să vă învinovățiți că nu ați făcut multe. 

Regula 2. Când vă planificați timpul, lăsați aproximativ un sfert liber. Indiferent pentru cât timp plănuiesc lucrurile (săptămână, lună, an), las întotdeauna aproximativ un sfert din timpul total în rezervă. Experiența arată că în timpul zilei există întotdeauna o problemă urgentă care necesită atenția mea. De exemplu, astăzi a intrat în birou un vechi prieten de-al meu. Nu m-a avertizat că vine, dar datorită acestei metode am avut puțin timp ca să putem bea cafea calm și să vorbim. Având un astfel de timp tampon, vă puteți pregăti mai calm pentru toate problemele viitoare sau neprogramate. De exemplu, știu că o negociere va necesita o oră pentru a călători acolo și înapoi, plus aproximativ o oră pentru întâlnirea în sine. În acest caz, am alocat nu două ore pentru această sarcină, ci trei, ca să mă simt mai încrezător, chiar dacă din anumite motive întâlnirea se prelungește. Dacă reușiți să terminați lucrurile la timp sau înainte de program, puteți petrece timpul rămas după cum doriți.  

Regula 3. În perioadele de muncă intensă, luați pauze forțate. Când munca este foarte intensă (de exemplu, pornirea proiect nou), programez cu forță plimbări de jumătate de oră în jurul pieței. La început, a trebuit să mă forțez destul de dur: de exemplu, exact la ora unu după-amiaza în fiecare zi, timp de o săptămână, am ieșit afară și am oprit telefonul. După o astfel de pauză, lucrezi mult mai productiv. 

Regula 4. Dacă apar două sarcini de importanță egală, stabiliți-le în prealabil prioritatea. Recent, doi clienți importanți pentru noi și-au exprimat dorința de a mă întâlni în aceeași zi. Ambii parteneri au furnizat aceleași venituri companiei noastre, așa că nu a fost posibil să facem o alegere clară cu cine să ne întâlnim. În astfel de situații, mă ghidez de doi factori: teritorial (cât de departe este locul unde trebuie să ajungi pentru a rezolva problema, de câte resurse sunt necesare) și personal (care sunt relațiile cu contractanții). Sunt manageri care nu sunt de acord să comunice cu altcineva decât directorul. Încerc să mă întâlnesc personal cu astfel de oameni și să trimit un asistent sau un confident celorlalți. Cheia este să le anunțați clienților că toți sunt importanți. Merită să suni și să vorbești despre asta personal și apoi să oferi opțiuni pentru rezolvarea problemei. Astfel poți câștiga timp, și vei avea ocazia să rezolvi problemele unul câte unul.  

Regula 5: Împărțiți și cuceriți. Mi-am dat seama cu mult timp în urmă că nu voi putea face nimic singură. Prin urmare, împart responsabilitățile între angajații competenți, nu doar simplificându-mi viața, ci și îmbunătățind calitatea managementului personalului. Unii manageri se tem de o stare de fapt în care angajații lor sunt mai cunoscuți în anumite domenii. Dimpotrivă, respect specialiştii competenţi. Chiar dacă sunt mai deștepți decât mine, este doar într-un singur domeniu. De exemplu, eu, desigur, dar numai în anumite limite - asta este suficient pentru mine. Prin urmare, nu ar trebui să încercați să înțelegeți totul.  

Regula 6. Lucrează la propriile greșeli. Analizez în fiecare zi (de obicei în drum spre casă) ce evenimente și circumstanțe mi-au ocupat timpul, ce greșeli am făcut, ce am reușit să fac și ce nu. Treptat, cu experienta, vei invata sa anticipezi evenimentele care iti pot afecta rutina. Așadar, am observat că unul dintre motivele presiunii timpului a fost reticența mea de a face lucruri neplăcute, în special de a suna anumite persoane. Am amânat regulat astfel de conversații până în ultimul moment, ceea ce a dus mai târziu la probleme. Altul mod eficient identificați utilizarea ineficientă a timpului - notați tot ce ați făcut în timpul zilei, până la cel mai mic detaliu. Această listă demonstrează clar unde îți pierzi timpul. Merită să faci o analiză atât de amănunțită atunci când este necesar, adică atunci când realizezi că ziua se întinde și nu mai poți ține pasul cu totul. 

Regula 7. Nu te grăbi să câștigi toți banii. Am observat: oamenii care sunt mereu ocupați nu au atât de mult succes. Notă: când ne grăbim, nici măcar nu putem fixa un nasture prima dată, darămite să-l acceptăm. decizii importante. De-a lungul anilor de conducere, am învățat să mă opresc periodic, să respir adânc și abia apoi să-mi continui drumul - calm și măsurat (vezi și: Faceți opriri în timp ce lucrați pentru a vă ascuți toporul.)Și pentru asta, este important să înveți o singură regulă: nu poți încerca să câștigi toți banii, rupt între multe lucruri.

Tehnici de management al timpului: managementul timpului într-un mod nou

Oprește-te în timp ce lucrezi pentru a-ți ascuți toporul

Campionatul mondial anual al tăietorilor de lemne a avut loc în Canada. Finaliștii au fost un canadian și un norvegian. Fiecare dintre ei a primit o parcelă de pădure. Cine poate cădea cei mai mulți copaci între opt dimineața și patru după-amiaza va fi câștigător.  

Finaliștii au început competiția, iar în curând canadianul a auzit că norvegianul s-a oprit. Dându-și seama că aceasta era șansa lui, și-a dublat eforturile. După ceva timp, norvegianul s-a pus pe treabă. Au lucrat aproape sincron, apoi norvegianul s-a oprit din nou. A făcut pauze de zece minute la fiecare oră, iar canadianul a continuat să lucreze. Când a sunat clopoțelul pentru a încheia competiția, canadianul era sigur că premiul era în buzunar. Cu toate acestea, a fost învins.  

- Cum sa întâmplat asta? – l-a întrebat pe norvegian. – În fiecare oră am auzit că nu mai lucrezi timp de zece minute. Cum ai reușit să tai mai mult lemn decât mine? Acest lucru este imposibil!  „De fapt, totul este foarte simplu”, a răspuns direct norvegianul. În fiecare oră m-am oprit timp de zece minute și, în timp ce tu continuai să tăiați pădurea, mi-am ascuțit securea.  

Când aveți nevoie de timp, solicitați scrisori scurte de la angajați și nu uitați de scopul principal

Stilul Twitter. Există angajați cărora le place să scrie scrisori lungi și destul de confuze. Dacă primesc asta, atunci îi cer subordonatului să reformuleze pe scurt, în una sau două propoziții, ideea, să izoleze esența și să scrie într-un limbaj ușor de înțeles. Se întâmplă adesea ca, încercând să regândească problema, un angajat să găsească singur o cale de ieșire - sau problema să devină atât de simplă încât să poți lua o decizie sau să dai sfaturi destul de repede. 

Regula „trei cuie”. Este mai bine să nu abuzați de această regulă, dar uneori vă permite să vă concentrați asupra lucrurilor cu adevărat importante. Metoda vine dintr-o poveste veche: trei cuie sunt bătute în cuie pe perete, iar dacă apare o sarcină, o agăți de primul cui și uiți de ea. Dacă aceeași sarcină apare din nou, este mutată de la prima la a doua unghie și, de asemenea, uiți de ea. Același lucru se întâmplă a treia oară. Dacă sarcina își amintește pentru a patra oară, atunci este finalizată, deoarece nu există unde să o depășească. Dar se ajunge la acest lucru în cazuri rare, de cele mai multe ori, problema fie este rezolvată fără participarea dvs., fie devine irelevantă. 

Cronometru. Multe cazuri sunt finalizate mai târziu decât era planificat. Mai mult, fiecare întârziere afectează finalizarea sarcinilor ulterioare. Această situație agravează presiunea timpului. Majoritatea telefoanelor oamenilor au o funcție de cronometru care le permite să sune o alarmă după o anumită perioadă de timp. Acest lucru ajută la limitarea clară a timpului de finalizare a sarcinilor și la nu perturba planurile. De exemplu, am toate afacerile, întâlnirile și evenimentele mele indicate într-un calendar electronic, care este sincronizat automat pe computer, telefon și tabletă. Toate intrările din calendar includ un memento pentru următoarea sarcină: când vine timpul, apare un mesaj cu un sunet pe computer și telefon care indică că este timpul să închei și să treci la următoarea sarcină. 

Filtra. Deputații și asistenții sunt foarte utili; ei vă pregătesc informațiile necesare, vă ajută să îndepliniți sarcinile și vă salvează probleme inutile, permițându-vă să eliberați timp pentru lucrurile principale, cele mai importante. De exemplu, atunci când apare o altă problemă care trebuie rezolvată urgent, instruiți-vă asistentul să lucreze și să pregătească informații pe baza cărora puteți lua rapid o decizie. 

Scop global. Este important ca directorul să-și amintească obiectivele globale și strategia companiei. Toate întrebările și răspunsurile la acestea trebuie să fie legate de rezolvarea problemelor strategice. Pentru a ține cont de aceste linii directoare, îmi fac timp în fiecare luni pentru a identifica prioritățile cheie și pentru a planifica cele mai importante sarcini pentru săptămâna viitoare, ca parte a implementării strategiei companiei.

Și încă o recomandare despre cum să-ți organizezi timpul de lucru. Cu muncă intensă și responsabilitate enormă, stabilitatea mentală a unui lider este foarte importantă. Și pentru a-l menține, trebuie să te poți deconecta de la serviciu. Este recomandabil să rezervați timp în fiecare zi pentru sport, hobby-uri și orice alte activități care vă distrag atenția. Acest lucru vă permite să mențineți echilibrul energetic și să restabiliți puterea pentru o muncă eficientă.

Copierea materialului fără permisiune este permisă dacă există un link dofollow către această pagină

Majoritatea oamenilor își încep ziua de lucru cu intențiile corecte, un plus de energie, o listă de sarcini ambițioasă și un flux gestionabil de e-mailuri. Dar ordinea se termină atunci când în rândul colegilor apar întâlniri, mesaje și locuri de muncă în grabă. În cele din urmă, toate planurile tale se destramă și te duci acasă obosit și înfrânt.

Dar nu dispera. Acest cerc vicios poate fi rupt prin prioritizare, concentrare și pariu pe propria ta resursă inepuizabilă (deși uneori nu pare) – energia. Mai jos este tot ce trebuie să știi despre structurarea muncii tale pe parcursul zilei.

Alege la ce trebuie cu adevărat să lucrezi

Există o matrice simplă 2*2, numită după președintele SUA Dwight Eisenhower, care vă va ajuta să vă stabiliți prioritățile corect. Un politician a spus odată că are întotdeauna două tipuri de probleme - urgente și importante. Lucrurile urgente nu sunt importante, iar lucrurile importante nu sunt niciodată urgente.

Cel mai probabil, atunci când creați o listă de lucruri, împărțiți și lucrurile în „urgente” și „importante”. Matricea Eisenhower vă va ajuta să înțelegeți diferența dintre cele două. Este format din patru celule și două axe - „urgență” și „importanță”. Este nevoie de doar câteva minute pentru a vă clasifica fiecare sarcină pentru a înțelege în ce activități vă pierdeți timpul.

Sarcinile urgente, dar neimportante tind să fie o sursă de anxietate. Acestea constau în mesaje de la colegi, invitații la întâlniri și răspunsuri la mesajele FYI. Aceste sarcini ne obligă să fim în mod constant în „modul de răspuns”. În plus, ei distrage atenția de la cel mai important lucru - sarcini importante, dar nu urgente. Acestea din urmă nu au termene clare și, în cazul directorilor de exemplu, includ lucrul la idei strategice, planificarea pe termen lung, investiția în talent sau construirea unui brand. Vă puteți imagina consecințele întârzierii unor astfel de chestiuni?

Fă-ți timp pentru muncă profundă

Capitalistul de risc Sam Altman numește hype-ul digital „una dintre cele mai mari crize de sănătate mintală din timpul nostru”. Ne verificăm smartphone-urile de 150 de ori pe zi și, potrivit profesorului de informatică Cal Newport, acest lucru reduce semnificativ capacitatea noastră de a gândi clar și creativ.

Newport consideră că capacitatea de a se concentra pe munca profundă este de a finaliza sarcinile intens pe unitatea de timp. El citează una dintre tacticile profesorului Adam Grant de la Universitatea din Pennsylvania, care este de a face o muncă intelectuală dificilă, dar importantă, pe o perioadă lungă și continuă de timp. Pentru Grant, aceasta înseamnă a dedica semestrul de toamnă predării și primăvara și vara cercetării.

Dacă jobul tău nu îți permite să aloci timp maxim anumitor sarcini, nu-ți face griji. Newport recomandă introducerea „productivității fixe”, care vă va permite să creați un program clar, echilibrat de muncă și odihnă. Aceasta înseamnă, printre altele, că nu se lucrează după ora 17:30. Dacă această abordare nu funcționează, puteți apela la o versiune mai ușoară a muncii profunde - metoda Pomodoro, care implică o succesiune de câteva perioade de 25 de minute de muncă intensă, separate de timp de odihnă.

Urmăriți cât timp petreceți în întâlniri

Paul Graham, fondatorul incubatorului de startup-uri Y Combinator, face distincția între două tipuri de programe - programul „creatorului” ( celfăcător) și manager. Dacă în timpul zilei alternezi între întâlniri, conferințe și răspunsuri la e-mailuri, atunci cel mai probabil trăiești conform programului managerului. Ei tind să-și organizeze ziua la oră. „Creatorii”, care includ scriitori, programatori și artiști, își împart munca în perioade lungi și continue de timp. De obicei, programele ambelor tipuri de angajați se suprapun la întâlniri. Și fiecare dintre ei trebuie să înțeleagă consecințele unor astfel de întâlniri. Chiar și o scurtă întâlnire te poate face să amâni un proiect ambițios pentru mai târziu. Prin urmare, atunci când vă planificați următoarea întâlnire, asigurați-vă că vă întrebați despre necesitatea acesteia.

Concentrează-te pe resursa ta ascunsă - energia

Câteva vești bune - există noua abordare la managementul timpului, care recomandă să vă concentrați pe propria energie. Spre deosebire de timpul, care tinde să se epuizeze, energia poate fi completată.

Bazele acestei metode sunt descrise în cartea The Power of Full Participation de Tony Schwartz și Jim Lauer. Ei sunt că poți obține productivitate maximă de la personalul tău doar prin întărirea și reumplerea energiei fizice, mentale, emoționale și spirituale ale acestora. Astfel, energia fizică poate fi completată prin organizarea, de exemplu, de cursuri de fitness. Reumplerea energiei emoționale constă în a ajuta la combaterea stresului și energia mentală în lucrul cu sarcini pe termen lung. În ceea ce privește componenta spirituală, oamenii primesc această energie atunci când văd sens în ceea ce fac. Se concentrează mai bine și demonstrează perseverență.

Mănâncă broasca

Ați întâlnit vreodată acele sarcini de temut care apar în mod constant pe lista dvs. de activități și planează asupra angajatului dvs., răpând-i productivitatea și productivitatea? Aceste sarcini sunt numite broaște. Și trebuie să încercați să le „mânânci” cât mai repede posibil.

Productivitatea combinată cu eficiența este capacitatea de a lucra mai mult, mai rapid și cu costuri minime, motiv pentru care angajatorii moderni cer candidaților să aibă tocmai aceste calități. Cum să devii un angajat atât de valoros și de neînlocuit? În primul rând, organizează-ți ziua de muncă și programează-te corect, obținând rezultate maxime din toate acțiunile tale - și pentru asta ar trebui să te concentrezi pe cele trei aspecte ale vieții tale profesionale descrise mai jos: timpul, spațiul de lucru și atitudinea mentală.

Timp

Lucrătorii din ziua de azi sunt cunoscuți a fi cei mai profesioniști, multi-tasker, așa că o bună gestionare a timpului este esențială pentru îmbunătățirea productivității. De cele mai multe ori este ocupat de întrebări neașteptate (și, de regulă, nu cele mai importante), plus procesul de trecere de la sarcină la sarcină, care poate dura până la jumătate de oră. Pentru a evita acest lucru, planificați-vă ziua cu atenție și rezolvați sarcinile de lucru care vă apar în mod regulat.

1. Începeți ziua cu un timp structurat „eu”.: Verificați e-mailurile și actualizările de pe rețelele sociale care s-au adunat peste noapte și sortați toate informațiile. Scrieți răspunsuri scurte și instrucțiuni, astfel încât colegii și subalternii să se poată pune la lucru. Distribuiți sarcini mai mari în timp și eliminați cele inutile și neimportante.

2. În timp ce vă îndreptați spre serviciu, puteți folosi acest timp foarte util și productiv: Continuați coordonarea sarcinilor, vizualizarea rapoartelor de știri, obținerea de informații actualizate și crearea unui program zilnic. Până ajungi la birou, vei fi deja înarmat și pregătit.

3. Reduceți timpul de întâlnire cu 25%- în cele din urmă veți obține o cantitate similară de muncă realizată. Prin reducerea unei întâlniri de lucru cu cinci persoane de la o oră la 45 de minute, veți economisi 25 de ore de lucru pe lună. Adică aproximativ 300 de ore pe an, sau aproape două luni de muncă!

4. Planificați pauze regulate pe parcursul zilei, pentru că alergarea de la întâlnire la întâlnire nu este productivă: nu te vei epuiza decât și vei pierde concentrarea. Odihna între sarcinile de rutină crește productivitatea și menține mintea limpede și organizată. Dacă este posibil, ar putea fi chiar o idee bună să luați un pui de somn de 10 până la 20 de minute după prânz.

Spaţiu

Acesta este mediul tău de lucru: atât la birou, cât și acasă. Este de asemenea element important pentru a îmbunătăți productivitatea muncii.

5. Lucrați „în afara biroului” ori de câte ori este posibil. Dacă trebuie să compuneți un document important sau să cercetați un subiect complex, atunci absența zgomotului de la birou și a altor distrageri nu va face decât să vă îmbunătățiți concentrarea. Unii angajatori consideră că munca la distanță are și alte beneficii, inclusiv timp redus de călătorie, prânzuri mai scurte și mai puține zile de boală.

6. Identificați locurile în care mergeți de obicei pentru informații de lucru pentru a nu fi distras de alte obiecte.

Să presupunem că vă limitați la e-mail, bloguri esențiale, instrumente de chat și rețele sociale numai în scopuri profesionale. Atunci vei fi mai puțin tentat să te relaxezi pe site-urile de divertisment. 7. Dezactivați toate notificările pop-up de pe dispozitivele mobile și computer

pentru a nu perturba concentrarea sau irita. Apropo, limitați numărul de ori când vă verificați e-mailul pentru a nu fi distras fără motiv.

Atitudine mentală

Pune-te într-o stare de spirit în care te poți concentra pe îndeplinirea celor mai necesare sarcini în acest moment. 8. Vorbește mai degrabă decât e-mail.

Ridicați telefonul și vorbiți sau plimbați-vă prin birou și discutați cu colegii. Când lucrați de la distanță, folosiți chatul. Comunicarea personală oferă direcția exactă de acțiune și înlătură instantaneu toate neînțelegerile. Pierzi mult timp comunicând prin e-mail și creând lanțuri lungi de litere în care te poți încurca. 9. Împărțiți sarcinile mari în părți mici

; Acest lucru va reduce sentimentul de copleșire și dorința de a amâna. Pentru a face acest lucru, se recomandă utilizarea așa-numitei metode agile pentru managementul sarcinilor. 10. Creați liste de verificare a acțiunilor pentru sarcini recurente

pentru a reduce numărul de erori, mai ales atunci când sunteți supraîncărcat de muncă sau apăsați de timp. Gândurile din capul tău sunt ca albinele într-un stup. Există un număr infinit de ele. „Nu uitați să ridicați copilul de la grădiniţă

, trimite-ți raportul până vineri, mergi la sală, cumpără un cadou șefului tău. Doamne! Când a fost ultima dată când am făcut sex?...”

Cum poți gestiona totul cu un ritm atât de frenetic fără să te trădezi? Vă oferim 5 sfaturi simple care vă vor ajuta să vă organizați ziua și să învățați să vă bucurați de fiecare minut pe care îl trăiți.Dimineaţă. Soarele îmi gâdilă ochii. Te întinzi dulce și te gândești: „

Vreau să fac o baie, să beau o ceașcă de cafea...” Privește relaxat la ceas dar... Toot-too-too! Ultimul tău tren expres de dimineață a sunat. Ai adormit peste măsură!

Într-un haos teribil, alergi prin apartament și strângi pe tine, copii, haine, telefoane. „Caii și oamenii s-au amestecat...” Ei bine, de ce este întotdeauna așa? Vreau să mă trezesc devreme, să fac exerciții și să mă bucur de micul dejun în tăcere. Ce greșesc?

Chip #1 Dimineața creează starea de spirit pentru întreaga zi. Te-ai trezit cu un zâmbet șiși toată ziua totul în jurul tău îți zâmbește. Ai adormit peste măsură, mormăind despre vreme, țară, oamenii din afara ferestrei - Așteaptă-te la aceeași atitudine față de tine.

În primul rând regula importanta- Recunoștință. Ești treaz și viu - spune mulțumesc. Nu mergeți pe rețelele de socializare imediat după trezire, nu vă uitați la știri, nu citiți ziare. Nu vă plimbați în pijamale ore întregi dintr-o cameră în alta. Schimbați în îmbrăcăminte sport, eliberați starea de vis. Faceți exerciții sau efectuați asane simple. Încercați să faceți jogging dimineața.

Fă un duș de contrast.

Cipul #2

Cumpărăm un planificator săptămânal sau un caiet creativ. Doar asigurați-vă că sunteți al unei fete. Ce înseamnă? Ar trebui să primești plăcere estetică doar ținând-o în mâini. Aspect, culoare, hârtie - totul contează.

Facem o listă detaliată a sarcinilor zilnice. Printre altele, asigurați-vă că includeți timp pentru bucuriile voastre. Femeile tind să-și sacrifice plăcerile. „Oh, șeful m-a rugat să ajut un nou angajat - voi merge la piscină altă dată.” Sau „Doamne, multe rufe murdare. Voi amâna manichiura.”

Dragi femei, grămada voastră va aștepta, și șeful vostru și, în general, lăsați lumea întreagă să aștepte în timp ce voi aveți grijă de voi! Crede-mă, nu se va întâmpla nimic rău dacă îți dedici trei până la patru ore pe săptămână.

Când Irina Khakamada era ministru și ziua ei era cât se poate de programată, tot a găsit timp să meargă la sală de 2 ori pe săptămână. După ce a găsit cele mai liniștite ore din ziua ei de muncă, Irina lăsa un mesaj că are negocieri în oraș sau o conferință și mergea la sport.

Cipul #3

Fiecare persoană are sarcini care adună praf pe un raft îndepărtat și așteaptă în aripi. Aș vrea să le amintesc la timp. În acest caz, programul vă va ajutaTodoist. O nouă aplicație care este ușor de descărcat și instalat. Acum, când pleci într-o călătorie de afaceri, nu trebuie să te gândești unde să-ți pui caietul sau să-l răsfoiești febril, căutând pagina potrivită.

Creați sarcini globale și subgrupuri pentru acestea în aplicație. Stabilește-ți termene limită și prioritizează.

Acesta este de mare ajutor pentru cei care nu sunt obișnuiți să piardă timpul.

În plus, îndeplinește perfect rolul de motivator. Mai bine decât mama sau șeful tău, ține evidența progresului tău, afișând tot ce ai evocat sub forma unui grafic.

Chip #4

Este la fel de important să înveți să te concentrezi asupra a ceea ce faci chiar în acest moment. Mulți dintre noi îndeplinim 500 de sarcini pe oră fără a termina nici una. Sărind de la o sarcină la alta, îți pierzi concentrarea și puterea.

Poți face mult mai mult dacă înveți să faci câte un lucru pe rând. Dezactivează Viber și Skype, notificări în rețelele socialeși poștă. Eliminați orice fundal străin: televizor, muzică. Toate efectele sonore, într-un fel sau altul, vă distrag atenția și vă fură atenția.

Selectați o sarcină din listă și stabiliți cât timp vă va dura să o finalizați. Dacă sarcina este globală, împărțiți-o în N număr de zile și ore și urmați cu strictețe programul fără a fi distras de alte chestiuni. Și dacă există aplicații care interferează, sunt și cele care te vor învăța să te concentrezi.

Pădure-o aplicație care te va ajuta să te concentrezi asupra muncii tale.

Cum să-l folosești? Setați un cronometru (perioadă de timp de la 30 la 120 de minute) și smartphone-ul dvs., sau mai degrabă programul din acesta, începe să crească un copac. De la un mugur mic la o plantă matură. Dacă te distragi și vrei să treci la alt program, vei ucide copacul. Poți să crești o pădure întreagă și să înveți să te concentrezi sau să devii cunoscut ca un tăietor de lemne și să-ți dezvolți distracția.

Aplicația salvează atât copacii crescuți, cât și copacii uciși. Acest lucru vă permite să vedeți dacă situația dvs. se schimbă în timp.

Chip #5

Mulți factori externi vă fură atenția și energia. Și pentru a putea nu numai să vă planificați ziua, ci și să îndepliniți toate sarcinile cu ușurință, răsfățați-vă cu practici spirituale. Făcând yoga sau meditație în mod regulat, îți calmezi gândurile din cap. Care, ca o maimuță neliniștită, sare din ramură în ramură. Petreceți mai mult timp în natură și faceți sport.

Folosind aceste sfaturi simple, puteți economisi bani și vă puteți gestiona timpul corect. Economisiți energie și observați câte minuni sunt în jur. Bucurați-vă de o baie, cafea și chiar caca și ceai dimineața!

Gândește-te la cele mai mari eșecuri ale tale din viață. Certe, neînțelegeri care ți-au schimbat întreaga viață în mod negativ. Examene nereușite, interviuri de angajare etc. Motivele pentru astfel de eșecuri sunt similare, de regulă, ele sunt rezultatul unei pregătiri proaste și a unor acțiuni neplăcute Mai jos vom analiza cum să gestionăm totul și să planificăm ziua/săptămâna.

Ce se întâmplă dacă un sportiv încetează să se antreneze cu o lună înainte de Olimpiada - aptitudinile și forța musculară îi vor slăbi semnificativ și va ocupa unul dintre ultimele locuri. Ca și în sport, în orice afacere ai nevoie de o bună pregătire, fără de care șansele de succes sunt mult reduse.

Factorul cheie în pregătire este planificarea "regula 6 P": Planificarea corectă previne pierderea productivității.

Mai jos voi oferi 7 moduri de a ține pasul cu tot ce folosești planificare adecvată zi, saptamana.

Metoda 1: Faceți o listă de sarcini pentru ziua respectivă

Pentru ce este o listă de sarcini?

Mai întâi, să vedem cum funcționează creierul nostru. S-a constatat că nu putem ține sub control în capul nostru mai mult de 7+-2 lucruri sau gânduri importante. Pentru a vă asigura de acest lucru, numărați câte cercuri sunt afișate în imagini:


Orez. 1	Orez. 2	Orez. 3


Orez. 4	Orez. 5

Cel mai probabil, o singură privire este suficientă pentru a determina numărul de obiecte din figurile 1, 3 și 4.

Și pentru desenele 2 și 5, o singură privire nu a fost suficientă; Cu cât sunt mai puține obiecte, cu atât este mai ușor să le gestionezi. Creierul își atinge limita atunci când numărul devine mai mare de 7+-2.

Același lucru este valabil și cu gândurile, în același timp, nu putem stoca mai mult de 7+-2 sarcini în capul nostru, restul este uitat.

Să ne imaginăm o situație de viață reală

Te trezești dimineața și mergi la muncă, pe drum îți amintești că:

Trebuie să cumpărați un cadou pentru ziua de naștere a unei persoane dragi;
- Plătiți pentru internet înainte ca acesta să fie oprit.

Când ai ajuns la serviciu:

Aflați că trebuie să pregătiți un raport astăzi;
- Am intrat si un coleg mi-a cerut sa-i trimit un model de contract;
- După întâlnirea de planificare de dimineață, șeful mi-a cerut să fac 3 lucruri.

Capul tău este deja plin, dar timpul nu se oprește, un client te poate suna, persoană apropiată, coleg, se poate întâmpla o situație neprevăzută etc. Ce se întâmplă în acest caz? Uităm ceva. Dacă uităm să cumpărăm alimente în magazin, atunci nu se va întâmpla nimic groaznic, desigur, dar putem uita ceva mai important: să nu ajungem la întâlnire importantă, luați medicamente etc.

În plus, cu cât avem mai multe lucruri în cap, cu atât abilitățile noastre analitice devin mai slabe, deoarece energia este cheltuită pentru memorarea informațiilor.

Beneficiile unui caiet

Notebook - elimină toate problemele descrise mai sus și are următoarele avantaje în comparație cu lucrul din memorie:

1) A scrie este întotdeauna mai rapid decât a-ți aminti. De exemplu, notarea unui număr de telefon mobil este de 10-100 de ori mai rapidă decât memorarea acestuia. La fel cu afacerile.

2) Economie de energie. Pentru a nu uita lucruri importante, ne amintim adesea, care irosește energie. Un notebook rezolvă această problemă.

3) Fiabilitate. Ceea ce se scrie cu pixul nu poate fi tăiat cu toporul. Orice sarcină poate fi uitată din cauza oboselii, emoțiilor sau a altor chestiuni. Dar dacă notezi sarcini, este mult mai greu de uitat.

Puteți păstra o listă de sarcini pe o foaie obișnuită de hârtie, un blocnotes, dar este mai bine dacă este un caiet, pentru că are calendar. Lista sarcinilor pentru ziua poate fi pe un computer sau pe hârtie. Cel mai important este că îl aveți pentru că este baza pentru planificare, precum fundația unei case. Dacă casa nu are o fundație, atunci maximul care poate fi construit este o structură mică cu un etaj fără încălzire din plastic sau placaj. De asemenea, în planificare, desigur, te poți descurca fără o listă de sarcini pentru ziua sau un caiet, dar vei fi foarte limitat în capacitățile tale.

Cel mai important lucru dintr-o listă de sarcini sau caiet este o listă a lucrurilor care trebuie făcute în timpul zilei. A doua parte cea mai importantă este calendarul, în el puteți vedea sarcinile care trebuie finalizate într-o anumită zi. Prin urmare, un caiet este de preferat lista obisnuita, pentru că acolo există un calendar.

Metoda 2: Lucrați cu lista de sarcini în fiecare zi

Cel mai important lucru atunci când lucrați cu un organizator de timp sau caiet este să lucrați în conformitate cu planul întocmit anterior. Pentru a face acest lucru, uitați-vă în mod regulat prin caiet pentru a afla dacă ați făcut tot ce ați planificat pentru astăzi.

Puteți vizualiza lista după ce finalizați sarcina curentă. Este foarte important să enumerați lucrurile importante care trebuie făcute astăzi în organizatorul dvs.

Metoda 3: mai întâi notează-l, apoi fă-o

Dacă sosește o sarcină nouă și nu este urgentă, atunci notează-o mai întâi în caiet și începe doar când vine vorba de ea. Orice sarcini noi par foarte importante și începem să ne asumăm totul: verificarea corespondenței, efectuarea de apeluri telefonice etc. Dar de îndată ce începeți să notați toate sarcinile primite într-un caiet, veți descoperi că lângă această intrare există sarcini mai importante.

Toate mișcările din partea dreaptă a corpului sunt controlate de emisfera stângă a creierului, care este responsabilă de logică. Când notăm o nouă sarcină cu mâna dreaptă, activăm emisfera stângă a creierului nostru, care este responsabilă de logică. Activarea logicii atunci când scriem cu mâna dreaptă ne va ajuta să luăm decizii mai bune.

Notând totul într-un caiet înainte de a începe munca, veți putea realiza cele mai importante lucruri în timpul zilei și veți putea combate sarcinile neimportante care vă distrag în mod constant atenția.

Toate sarcinile planificate trebuie finalizate în ordinea importanței lor și apoi în ordinea timpului de execuție. Începând cu cele mai importante și trecând treptat la cele mai puțin importante. Notează lucrurile în planul tău pentru astăzi în ordinea importanței lor, apoi sortează-le după urgență și începe să lucrezi la cele mai înalte priorități.

De exemplu, o cunoștință te-a sunat pentru a discuta. Un apel telefonic, o chestiune urgentă, pentru că telefonul sună chiar acum, dar poate să nu fie important. Dacă aveți sarcini mai semnificative, de exemplu, pregătirea unui raport de lucru, atunci este mai bine să finalizați mai întâi toate sarcinile mai importante, în special raportul, apoi, dacă aveți timp, sunați înapoi și discutați cu un prieten. Dar nu invers, altfel, din cauza unui apel nesemnificativ, s-ar putea să nu ai timp să faci un lucru mai important.

Importanța are prioritate față de urgență. Ar trebui să vă ocupați de chestiuni urgente doar dacă sunteți în control asupra situației și sunteți încrezător că le veți gestiona pe toate cele mai importante.

Metoda 5: Organizator electronic

Există un număr mare de caiete electronice. Un jurnal electronic are avantaje incontestabile față de cele pe hârtie:

A. Economie de timp. Cu un jurnal electronic, nu trebuie să rescrieți sarcinile din ultima zi în cea actuală și puteți lucra cu el atât pe computer, cât și pe telefon sau tabletă, sincronizând datele pe toate dispozitivele.

B. Volume și viteză: Puteți copia foarte rapid o cantitate mare de informații într-un jurnal electronic pentru a lucra în continuare. De exemplu: vrei să coaci un tort cu banane seara și trebuie să notezi ingredientele necesare înainte de a merge la magazin. Dacă aveți un organizator electronic, atunci puteți copia rapid întreaga rețetă de pe Internet în jurnal, literalmente în câteva secunde. În același timp, îți va lua mai mult timp să notezi manual doar ingredientele pe o bucată de hârtie decât să scrii întreaga rețetă electronic. Și în magazin va fi suficient să porniți jurnalul de pe telefon pentru a înțelege rapid ce să cumpărați.

B. Comoditate. Un caiet obișnuit este incomod de folosit în transport, într-un magazin sau în vacanță în aceste locuri este dificil să notezi și să te uiți la notițe deoarece jurnalul de hârtie este mare și ai nevoie de 2 mâini pentru a-l deschide. Dar caietul electronic de pe telefon va fi mereu cu tine, indiferent unde te afli: transport, magazin, strada. Puteți lua rapid note pe computer și apoi să le sincronizați, astfel încât acele note să apară pe telefon în câteva secunde.

Metoda 6: Planifică-ți următoarea zi seara

Faceți în avans un plan de acțiune pentru ziua următoare, cel mai bun timp- acesta este sfârșitul zilei de lucru, înainte de a pleca acasă. Această acțiune simplă vă va ajuta să obțineți un somn mai bun, deoarece de multe ori cauza insomniei este că seara trecem peste în memorie toate lucrurile importante pe care trebuie să le facem mâine pentru a nu le uita dimineața. Și aceste gânduri sunt cele care ne împiedică să ne relaxăm și să adormim liniștiți, dar dacă îți notezi toate planurile, îți vei asigura nu doar un somn odihnitor, ci și o seară.

În plus, atunci când faci un plan în avans, subconștientul tău va lucra în mod constant toată noaptea la cum să faci cel mai bine ceea ce ai planificat. Soluția la probleme complexe vă poate veni la micul dejun, în drum spre serviciu sau chiar în miezul nopții. Dimineața apar cel mai adesea idei noi și veți folosi acest timp cu beneficii maxime, trebuie doar să scrieți în avans o listă de lucruri de făcut pentru ziua următoare.

Apropo, dacă aveți întrebări la care doriți să primiți răspuns, atunci înainte de a adormi și de a închide ochii, întrebați-le, de preferință cu voce tare, și adormiți imediat.

Și dimineața, pregătește-te să notezi imediat toate gândurile care pot apărea în momentul în care te trezești sau mai târziu.

Metoda 7: Planificați sarcini complexe în vârful activității dvs

Fă-ți un plan pentru ziua, astfel încât munca care necesită multă energie să vină în vârful activității tale, când ai multă energie și ești cel mai productiv. De regulă, vârful de activitate începe dimineața, deoarece după somn ai multă forță și o minte proaspătă, dar se întâmplă ca vârful de activitate să poată avea loc după-amiaza și chiar seara. Cele mai consumatoare de energie sunt cele pentru care nu există talent. . De regulă, acestea sunt cele activități pe care cel mai mult nu vrei să le faci . Aceste sarcini sunt numite broaște în managementul timpului, deoarece aceste sarcini sunt neplăcute de început. Există o regulă în gestionarea timpului - începeți ziua cu o broască.

, adică dintr-o chestiune neplăcută. Această regulă vă va permite să lucrați mai eficient, deoarece de obicei este dimineața când aveți cea mai mare putere, iar aceste forțe sunt extrem de importante pentru a face cea mai neplăcută muncă. O să dau un exemplu din viață, am o mentalitate tehnică, așa că științe exacte precum: Fizica și matematica sunt ușoare pentru mine, dar științele umaniste sunt mai dificile, așa că când eram la școală, mă pregăteam adesea pentru un test în dimineaţa. M-am trezit cu 1-2 ore înainte de școală și am studiat engleza. Era dimineața când aveam cea mai mare energie, așa că la această oră mi-a fost mai ușor să duc la bun sfârșit o sarcină complexă pentru care aveam cel mai puțin talent. Rezultatele pregătirii mi-au depășit toate așteptările, am primit rezultate excelente sau bune la un subiect care nu mi-a plăcut.

Planificați cele mai neplăcute sarcini pentru activitatea de vârf, de exemplu, dimineața, și veți vedea cum veți face mai multe și eficiența personală va crește.

P.S. Dacă aveți dificultăți sau întrebări despre articolul pe care l-ați citit, precum și despre subiectele: Psihologie (obiceiuri proaste, experiențe etc.), vânzări, afaceri, managementul timpului etc., întrebați-mi, voi încerca să vă ajut. Consultarea prin Skype este posibilă.

P.P.S. De asemenea, puteți urma cursul online „Cum să obțineți 1 oră de timp suplimentar”. Scrie comentarii și completările tale;)